Beitrags- und Finanzordnung*

PRÄAMBEL

Die Beitrags- und Finanzordnung (BFO) regelt die Entrichtung der Beiträge durch die Mitglieder und die Verwaltung des Vereinsvermögens durch den Vorstand sowie die entsprechenden Nachweispflichten des Vorstandes gegenüber der Vollversammlung. Sie regelt weiterhin vereinsinterne Verfahrensvorschriften zur Vermögensverwaltung und zeigt u.a. das Prüfverfahren und den Ablauf der Kassenprüfung auf.
Nur zur besseren Lesbarkeit wird in der BFO geschlechtsneutral die maskuline Form verwendet.

§ 1 Geltungsbereich

(1) Die BFO bestimmt die Finanz- und Haushaltswirtschaft der Wirtschaftsjunioren bei der Handelskammer Hamburg (nachfolgend: WJ HH).
(2) Die Bestimmungen der Satzung der WJ HH, der Beschlüsse der Vollversammlungen und die gesetzlichen Vorschriften sind zu beachten.
(3) Die BFO hebt die vorherige Fassung der Beitragsordnung auf.

§ 2 Mitgliedsbeitrag

(1) Der Mitgliedsbeitrag beträgt:
a) Für ordentliche Mitglieder: EUR 280,00
(2) Der Mitgliedschaftsbeitrag ist binnen einem Monat nach Zugang der Rechnung in voller Höhe für das gesamte Mitgliedsjahr zu entrichten. Eine anteilige Bezahlung oder Rückerstattung wegen unterjähriger Berufung zum Mitglied der Wirtschaftsjunioren Hamburg oder wegen unterjähriger Beendigung der Mitgliedschaft – gleich aus welchem Grund – ist ausgeschlossen.
(3) Kommt ein Mitglied mit der Zahlung des Mitgliedschaftsbeitrages mehr als zwei Monate in Verzug ist der Vorstand berechtigt, die Mitgliedschaft ohne weiteren Hinweis außerordentlich zu beenden.
(4) Der Mitgliedsbeitrag kann per SEPA-Lastschriftmandant eingezogen werden.
(5) Der Einzug der Mitgliedschaftsbeiträge obliegt dem Kassenwart.

§ 3 Verwaltung des Vereinsvermögens

(1) Die Verantwortung für die Verwaltung des Vereinsvermögens obliegt dem Vorstand.
(2) Im Vorstand soll das Vereinsvermögen durch den Kassenwart verantwortet werden.
(3) Über den Stand des Vereinsvermögens soll der Vorstand einmal pro Jahr der Vollversammlung Bericht erstatten.

§ 4 Geschäftsjahr

Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

§ 5 Budgetplan

(1) Zur Feststellung und Deckung des Finanzbedarfs eines Geschäftsjahres ist ein Budgetplan zu erstellen.
(2) Die Erstellung des Budgetplans soll durch den Kassenwart des laufenden Kalenderjahres für das folgende Geschäftsjahr erfolgen. Die Verantwortung für die Erstellung des Budgetplan obliegt dem gesamten Vorstand.
(3) Bei der Aufstellung und Ausführung des Budgetplans sind nur die Ausgaben zu berücksichtigen, die zur Erfüllung des Vereinszwecks gem. § 1 der Satzung der WJ HH unter sorgfältiger Würdigung aller Umstände voraussichtlich notwendig sind.
(4) Für jeden Arbeitsausschuss sind im Budgetplan Mittel vorzusehen, aus welchen die Arbeit des Arbeitsausschusses (einschließlich der vom Arbeitsausschuss auszurichtenden Vollversammlungen) finanziert werden soll. Jedem Ausschuss sind jährlich EUR 1.500,00 zur Verfügung zu stellen. Bis zum 31.12. eines Jahres nicht verbrauchte Ausschuss-Mittel können nicht in das Folgejahr übernommen werden. Der Vorsitzende des Arbeitsausschusses kann über die Ausschuss-Mittel unter Beachtung von Abs. 6 frei verfügen. Alle Belege sind aufzubewahren und dem Kassenwart zu übergeben. Der Vorstand gilt als Arbeitsausschuss im Sinne dieses Absatzes.
(5) Jeder Arbeitsausschuss kann beim Vorstand weitere, über die Ausschuss-Finanzierung nach Abs. 4 hinausgehende, Mittel für die Durchführung von Projekten beantragen, so diese Projekte für alle Mitglieder der WJ HH zugänglich sind oder einen besonderen Nutzen für die WJ HH haben (z.B. Vollversammlungen, Leuchtturmprojekte, etc.). Hierfür sind im Budgetplan Mittel vorzusehen. Der Vorstand beurteilt den besonderen Nutzen für die WJ HH. Ein Anspruch auf die Bewilligung der Mittel nach Abs. 5 besteht nicht.
(6) Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sind zu beachten.
(7) Der Budgetplan wird von der Vollversammlung beschlossen. Der Vorstand ist berechtigt, unterjährig Änderungen am Budgetplan vorzunehmen.
(8) Der Budgetplan ermächtigt den Vorstand, Ausgaben zu tätigen und Verpflichtungen einzugehen.
(9) Im Budgetplan eines Jahres ist eine Kostenpauschale in Höhe von maximal bis zu EUR 1.000,00 für den ersten Sprecher für die ihm in Ausübung seiner Tätigkeit entstehenden Kosten für die Teilnahme an den Delegiertenversammlungen der Wirtschaftsjunioren Hanseraum und der Wirtschaftsjunioren Deutschland e.V. aufzunehmen. Die Erstattung der Kosten erfolgt nach Vorlage der Rechnungen und Überweisungsnachweis des Kontos des ersten Sprechers nachdem die jeweilige Delegiertenversammlung erfolgte. Kosten für die Delegiertenversammlungen sind Konferenzgebühren, Übernachtung und An- und Abreisekosten zum und vom Veranstaltungsort. Die Kostenerstattung für Fahrten mit dem eigenen PKW sind in Höhe von EUR 0,30 je Entfernungskilometer zulässig. So der erste Sprecher einen Stellvertreter für Delegiertenversammlungen bestellt, ist die Erstattung an selbigen zulässig.

§ 6 Rechnungslegung

(1) Für das Geschäftsjahr ist die Gegenüberstellung der Einnahmen zu den Ausgaben (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) vorzunehmen, sofern es den gesetzlichen Bestimmungen entspricht.
(2) Ergänzend zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung eines Geschäftsjahres ist die Entwicklung der Soll-Werte des Budgetplans mit den Ist-Werten fortzuentwickeln. Abweichungen von den Planwerten sind hinreichend zu erläutern.
(3) Die vorgenannten Aufstellungen sind der Vollversammlung mit dem Ergebnis der Kassenprüfung vorzulegen.

§ 7 Geldverkehr und Zeichnungsberechtigung

(1) Das Vereinsvermögen ist bei einem Kreditinstitut zu hinterlegen.
(2) Für die Führung des Geldverkehrs sind mindestens zwei Personen zu hinterlegen. Diese sollen der Kassenwart und ein Vertreter der Handelskammer Hamburg sein. Diese Personen sind einzeln zeichnungsberechtigt.

§ 8 Kassenprüfung

(1) Spätestens in der dritten Vollversammlung des Kalenderjahres ist der Vollversammlung das Ergebnis der Kassenprüfung des vorangegangenen Kalenderjahres zur Beschlussfassung über die Ordnungsmäßigkeit vorzulegen.
(2) Die Prüfung der Kasse hat durch mindestens zwei Personen zu erfolgen, die weder Mitglieder des Vorstandes des laufenden noch des folgenden Kalenderjahres sind.
(3) Die Wahl der Kassenprüfer für das laufende Jahr erfolgt auf der Vollversammlung nach Abs. 1.
(4) Die Kassenprüfer haben über das Ergebnis ihrer Prüfung in schriftlicher Form Bericht zu erstatten, der Bericht ist zu unterzeichnen. Eine digitale Unterschrift ist zulässig.
(5) Zu prüfen ist die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, insbesondere die formale und sachliche Richtigkeit, Vollständigkeit durch Einsichtnahme in die Aufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben, des/ der Bankkonto/-en und Belege sowie sonstige Aufzeichnungen.

§ 9 Inkrafttreten

Die BFO tritt mit Wirkung zum 25.01.2023 in Kraft.

*Beschluss durch die Vollversammlung der Wirtschaftsjunioren bei der Handelskammer Hamburg am 25.01.2023
mit Wirkung zum 25.01.2023